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上海進(jìn)出口貨代操作流程包括哪幾個(gè)環(huán)節(jié)?

2022-05-10 15:08:51
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作者:森奧國際物流-Olivia
來源:森奧國際物流

根據(jù)貨運(yùn)代理的工作特點(diǎn),日常工作中上海進(jìn)出口貨運(yùn)代理的操作流程分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié):接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件等。

 


一、貨代操作流程的接單部分


原則上,訂單接收工作應(yīng)成為日常生活中的優(yōu)先工作環(huán)節(jié)。一般來說,訂單接收必須快速、高效,并在第一時(shí)間內(nèi)確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并安排。訂單接收人員一般要求在收到委托書后15分鐘內(nèi)5分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。審核客戶委托內(nèi)容;確認(rèn)客戶服務(wù)要求;確認(rèn)運(yùn)價(jià)、確認(rèn)倉位(客戶服務(wù)或訂單接收人員)


二、貨代操作流程的訂艙部分


一般來說,上海進(jìn)出口貨代預(yù)訂時(shí)間必須在開航日7天前安排。對(duì)于可以提前接受委托的船舶公司,應(yīng)爭(zhēng)取第一批訂艙,并在旺季根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前;一般要求在預(yù)訂5工作日前完成訂艙。對(duì)于在此期限內(nèi)的業(yè)務(wù)委托,一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙,不得超過一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。


三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)


客戶委托的拖車。內(nèi)部或報(bào)關(guān)要求必須根據(jù)船舶公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行預(yù)審。盡量與客戶協(xié)商調(diào)整隱患的不合理安排,并告知原因和風(fēng)險(xiǎn)。在船舶公司的免費(fèi)箱期內(nèi),安排拖車柜進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng),避免額外費(fèi)用。

 

如發(fā)生超額堆放費(fèi)用。超期柜租金等額外費(fèi)用,應(yīng)立即通知客戶,要求其書面確認(rèn)和登記客戶業(yè)務(wù)退款,并確認(rèn)是否發(fā)生拖車安排的初始費(fèi)用。如有預(yù)付費(fèi),應(yīng)立即通知客戶,并要求其書面確認(rèn)和登記。


四、進(jìn)出口貨代操作流程的報(bào)關(guān)部分(操作員)


(1)安排前可獲得相關(guān)銷售或客服確認(rèn)。


(2)根據(jù)船舶公司、碼頭、航線、貨物等情況,前瞻性判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如果客戶的具體情況存在沖突,必須與客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)。


(3)在與客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一個(gè)工作日再次與客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)材料的發(fā)送情況。


(4)收到報(bào)關(guān)材料后,應(yīng)立即預(yù)審報(bào)關(guān)材料,并立即處理問題。


(5)在約定的報(bào)關(guān)日期前一個(gè)工作日下班前,將完整的報(bào)關(guān)材料送報(bào)關(guān)行。


(6)對(duì)于報(bào)關(guān)材料,要求復(fù)印留底;對(duì)于核銷單等重要報(bào)關(guān)材料,必須進(jìn)行登記。


(7)跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果。


五、進(jìn)出口貨代操作流程相關(guān)文件部分


1、提單確認(rèn)(文件員)


(1)提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送,提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送應(yīng)及時(shí),一般必須在預(yù)定航天前2個(gè)工作日發(fā)送。


(2)催促提單確認(rèn)。

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